Eine ERP-Einführung geht mit zahlreichen Chancen wie Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Prozessoptimierung und Informationstransparenz einher. Doch lassen sich diese Potenziale nur erschließen, wenn die Implementierung der neuen Software erfolgreich abgeschlossen wird. Das ist in der Praxis leider nicht immer der Fall. Wie viele ERP-Projekte scheitern, lässt sich zwar nicht genau beziffern, die Quote dürfte aber nicht gering sein. Gartner geht sogar davon aus, dass es 55 bis 75 Prozent sind. Für solche Fehlschläge gibt es verschiedenste Ursachen. Die Top 7 werden in diesem Artikel genau beschrieben. Ebenso geben wir Tipps, wie sich die entsprechenden Risiken minimieren lassen.
1. Fehlende oder unklare Zieldefinition
Warum scheitern ERP Projekte im Unternehmen immer wieder? Einer der häufigsten Gründe ist schlicht, dass im Unternehmen Unklarheit darüber herrscht, was mit der ERP-Einführung überhaupt erreicht werden soll. Deshalb besteht eine grundlegende Maßnahme darin, klare Ziele für ein ERP-Projekt zu formulieren. Idealerweise erfolgt dies nach der SMART-Methode. Sie beschreibt, wie eine gute Zieldefinition aussieht:
- S: spezifisch
- M: messbar
- A: angemessen oder attraktiv
- R: realistisch
- T: terminiert
Mögliche Ziele einer ERP-Implementierung können beispielsweise die Verbesserung oder Automatisierung bestimmter Prozesse, die Senkung von Kosten in bestimmten Bereichen oder die Verbesserung der Kundenzufriedenheit sein.
Im Übrigen sollten die Ziele nicht nur genau formuliert, sondern auch im gesamten Unternehmen auf positive Weise kommuniziert werden. Denn wer die Hintergründe einer ERP-Einführung transparent macht, reduziert Vorbehalte und schafft Akzeptanz.
2. Mangelnde Unterstützung durch die Geschäftsleitung
Die Einführung eines ERP-Systems hat weitreichende Auswirkungen auf alle Unternehmensbereiche. Es handelt sich deshalb um ein Projekt, das Rückendeckung von der obersten Ebene benötigt. Nur, wenn die Geschäftsleitung voll hinter der Maßnahme steht, kann ihre Umsetzung erfolgreich sein. Dies gilt für kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie für große Konzerne.
Dies beginnt bereits bei der Zieldefinition, die von der Geschäftsführung mitgestaltet und mitgetragen werden sollte. Weiterhin spielt das Management eine wichtige Rolle bei der Ressourcenzuteilung. Sie muss dafür sorgen, dass ein ausreichendes finanzielles Budget für das Projekt zur Verfügung steht. Gleiches gilt für die personellen Ressourcen. Denn ohne ausreichende Manpower ist die Projektumsetzung nicht möglich. Insbesondere Projektleiter, IT-Team und Key User sollten mit ausreichenden zeitlichen Freiräumen ausgestattet werden.
3. Unzureichende Einbindung der Mitarbeiter
Selbstverständlich soll ein neues ERP-System nach der Einführung auch durchgängig von den Mitarbeitern genutzt werden. Doch nicht immer ist dies der Fall. Der Grund ist häufig eine mangelnde Akzeptanz der neuen Software. Diese entsteht wiederum, wenn die Mitarbeiter nicht ausreichend in das Projekt involviert werden. Dies beginnt bereits bei der grundlegenden Kommunikation.
- Warum wird ein neues ERP-System eingeführt?
- Welche Vorteile ergeben sich durch die neue Lösung?
- Was wird sich für die Beschäftigten durch die Systemeinführung verändern?
Fragen dieser Art sollten von Beginn an transparent beantwortet werden, um Ängste abzubauen und eine positive Grundstimmung gegenüber der neuen ERP-Lösung zu schaffen.
Weiterhin ist es wichtig, die Mitarbeiter aus Verwaltung und Produktion in die Gestaltung des neuen Systems einzubeziehen. Hierfür können im Vorfeld beispielsweise Umfragen und Workshops durchgeführt werden. In diesem Rahmen lässt sich unter anderem klären, welche Prozesse bisher weniger gut laufen und welche Verbesserungen sich die Beschäftigten von der neuen Software erwarten. Auch die Ernennung von Key Usern hat sich bewährt, um fachliche Anforderungen besser abzubilden und eine praxisgerechte Lösung zu realisieren.
Auch das Thema Schulung darf keinesfalls vernachlässigt werden. Damit die Benutzer effizient mit dem neuen ERP-System arbeiten können, sollten sie frühzeitig mit der Bedienung vertraut gemacht werden. Sinnvoll sind praxisnahe Trainings mit realen Daten und Geschäftsvorfällen.
4. Auswahl eines ungeeigneten ERP-Systems
Viele ERP Projekte scheitern zudem daran, dass die Wahl auf ein falsches System fällt. "Falsch" bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Software nicht alle Anforderungen des Unternehmens erfüllt oder unpassend dimensioniert ist. Daraus ergeben sich mehrere Probleme. Zunächst können die Prozesse nicht optimal ablaufen, wenn bestimmte Funktionen fehlen. Dem gegenüber kann ein zu hoher Funktionsumfang zur Überforderung führen. Das System ist in diesem Fall zu kompliziert, was sowohl die IT belastet als auch die Akzeptanz der Endbenutzer schmälert.
Verhindern lässt sich solch eine Problematik, indem bei der ERP-Auswahl von Beginn an strukturiert vorgegangen wird. Hierbei sollten zunächst die Anforderungen aller Fachbereiche aufgenommen und dokumentiert werden. Idealerweise erfolgt Letzteres im Rahmen eines sogenannten ERP-Lastenhefts. Auf Basis dieses Papiers kann dann der ERP-Markt weitaus gezielter nach passenden Anbietern und Lösungen durchsucht werden. Weiterhin ist eine genaue Beurteilung der potenziell geeigneten Systeme notwendig. Dies beinhaltet Demo-Termine und Workshops, in denen die Passgenauigkeit präzise evaluiert werden kann.
Tipp: Geht es um ERP-Software für den Mittelstand, so stehen mittlerweile zahlreiche Branchenlösungen zur Verfügung. Diese sind gegenüber branchenneutralen Systemen oft im Vorteil, da sie die spezifischen Anforderungen eines Wirtschaftszweigs bereits im Standard sehr gut unterstützen.
5. Unzureichende Ressourcenplanung
Etliche ERP-Projekte werden nicht im geplanten Zeitrahmen abgeschlossen oder überschreiten das vorgesehene Budget. Häufig hängt dies mit einer unzureichenden Ressourcenplanung zusammen. Beispielsweise wird der Zeit- und Personalaufwand häufig unterschätzt. Wichtig ist es deshalb, die benötigte Zeit realistisch zu planen und zeitliche Puffer einzubauen. Erfahrungswerte des ERP-Herstellers und Gespräche mit anderen Anwenderunternehmen können helfen, die Lage angemessen zu beurteilen.
Auch der Personalaufwand muss realistisch betrachtet werden. Das Projektteam - bestehend aus Projektleiter, IT-Mitarbeitern und ERP-Key Usern - sollte weitgehend von den originären Aufgaben im Tagesgeschäft entbunden werden, um sich voll auf die ERP-Implementierung konzentrieren zu können. Entsprechend ist es empfehlenswert, eine solide Vertretungsregelung für die Beteiligten zu schaffen.
Weiterhin sind bei der Budgetplanung der Kosten für ein ERP-System einige Punkte zu beachten. Bewährt hat sich an dieser Stelle eine umfassende Beurteilung der Gesamtkosten (auch Total Cost of Ownership, kurz TCO, genannt). Dabei werden verschiedene Kostenblöcke betrachtet:
- Einführungskosten: Kauf der Software und Hardware (bei On-Premise-Systemen), Implementierung, Anpassung, Beratung, Schulungen und Test
- Laufende Betriebskosten: laufende Gebühren (bei SaaS-Lösungen), Serverbetrieb, Wartung und Updates
Diese ganzheitliche Bewertung hilft, Kosten realistisch zu planen und Budgetüberschreitungen zu vermeiden.
6. Mangelhaftes Change Management
Große Veränderungen im Unternehmen sollten professionell begleitet werden. Dies gilt auch für die Einführung einer neuen ERP-Software. Denn immerhin verändern sich Abläufe und die Aufgaben der Mitarbeiter. Manche Tätigkeiten fallen weg, andere kommen möglicherweise hinzu. Dies kann zu einer großen Verunsicherung der Beschäftigten führen und die Akzeptanz der neuen Software beeinträchtigen.
Ein erfolgreiches Change Management beginnt deshalb immer mit transparenter Kommunikation. Die Mitarbeiter sollten - wie bereits erwähnt - frühzeitig über die geplanten Veränderungen informiert und aktiv in den Prozess eingebunden werden. ERP-Schulungen und Workshops helfen dabei, Ängste abzubauen und die nötigen Kompetenzen für den Umgang mit dem neuen System aufzubauen. Wichtig ist auch, Führungskräfte als Vorbilder einzubinden, die den Wandel unterstützen und vorleben. Zudem sollten regelmäßige Feedback-Möglichkeiten geschaffen werden, um Sorgen oder Verbesserungsvorschläge frühzeitig aufzugreifen. So entstehen Akzeptanz und Motivation - zentrale Faktoren, um die ERP-Einführung auch menschlich erfolgreich umzusetzen.
7. Vernachlässigung der Datenmigration und -qualität
Ein häufig unterschätztes Thema ist die Datenübernahme vom alten ins neue System. Teils werden veraltete, fehlerhafte oder unvollständige Daten ungeprüft migriert. Dies kann negative Folgen für die Prozesse und auch die Informationsqualität haben. Entsprechend ist es dringend zu empfehlen, im Vorfeld der Migration eine gründliche Datenbereinigung durchzuführen. Nur qualitativ hochwertige, konsistente und aktuelle Daten sollten in die neue Software fließen. Unternehmen sollten diesen Schritt nicht unterschätzen und ausreichend Zeit sowie Ressourcen für Analyse, Bereinigung, Transformation und Validierung der Daten einplanen. Erfahrene ERP-Anbieter unterstützen an dieser Stelle häufig mit eigenen Tools.
Fazit: Erfolgsfaktoren für eine gelungene ERP-Implementierung
Insgesamt sind ERP-Projekte durchaus komplex. Wer die häufigsten Gründe für das Scheitern solcher Vorhaben kennt, kann Risiken jedoch gezielt minimieren. Wichtig sind vor allen Dingen eine klare Zielsetzung, eine gute Planung, eine strukturierte Systemauswahl, der Einbezug der Mitarbeiter und ein professioneller Umgang mit dem Veränderungsprozess. Gelingt es, diese Kriterien umzusetzen, lässt sich die Erfolgsquote einer ERP-Einführung deutlich steigern.