d.velop d.3

ECM und DMS Lösungen – finden statt suchen.
Das DMS entwickelt sich mit Ihrem Unternehmen und Ihren Aufgaben weiter.

Alle für das Unternehmen relevanten Dokumente lassen sich elektronisch archivieren.

Mit der Notwendigkeit, Dokumente und Akten den gesetzlichen Bestimmungen entsprechend aufzubewahren, wächst für Unternehmen der Bedarf nach einer effizienten, Workflow-optimierten und platzsparenden Art der Archivierung und Datenvorhaltung.

Bilder, technische Zeichnungen, Angebote in verschiedenen Versionierungen, Verträge, Rechnungen, Personalakten, Briefe oder Mails – alle digitalisierten Daten stehen in einem DMS revisionssicher, schnell und transparent zur Verfügung. Und das DMS entwickelt sich weiter – mit Ihrem Unternehmen und Ihren Aufgaben.

“Digitale Akten - Abschied von Aktensammlungen"
  • Digitale Akten

    Wie Akten im klassischen Papierarchiv, sammeln auch digitale Akten zusammengehörende Dokumente. Die Aktenbildung geschieht automatisch über Attributfelder und ist individuell anpassbar. Da im Gegensatz zum Papierarchiv eine Akte ein Dokument nur referenziert, kann das gleiche Dokument zur selben Zeit z. B. in einer Kundenakte und in einer Auftragsakte vorhanden sein. Digitale Akten sind platzsparend und durch eine Synchronisation werden Dubletten vermieden.
  • Das Archiv

    Jeder Nutzer hat von seinem Arbeitsplatz aus die Möglichkeit, sämtliche für ihn freigegebenen Dokumente einzusehen. Der Weg ins Papierarchiv entfällt. Welchen Teil des Archivbestandes ein einzelner Nutzer einsehen kann, können Sie bis ins letzte Detail bestimmen. Sogar eine Rechtevergabe abhängig von Dokumentattributen ist möglich.
  • Umfangreiche Recherche

    Jeder Nutzer hat von seinem Arbeitsplatz aus die Möglichkeit, sämtliche für ihn freigegebenen Dokumente einzusehen. Der Weg ins Papierarchiv entfällt. Welchen Teil des Archivbestandes ein einzelner Nutzer einsehen kann, können Sie bis ins letzte Detail bestimmen. Sogar eine Rechtevergabe abhängig von Dokumentattributen ist möglich.
  • Geschäftsprozesse

    Geschäftsprozesse, wie die Genehmigung einer Rechnung, können direkt im DMS-System abgebildet werden. Der Nutzer hat somit das Dokument, um das es geht, immer im Blick. Einige häufig anzutreffende Vorgänge sind schon von Haus aus mit dabei. Sollten Ihre Anforderungen umfangreicher sein, sind Sie bei unserem erfahrenen Workflow-Team an der richtigen Adresse.
  • Import

    Egal aus welcher Quelle Ihre Dokumente kommen, dank des einfachen dateibasierten Imports und der Lösungen zum automatisierten Auslesen von Metadaten aus PDFDateien finden wir immer einen Weg, sie in das elektronische Archiv zu importieren. Neben der Scanlösung befinden sich Produkte zur automatischen Textklassifizierung sowie zur Anbindung an eine Vielzahl gängiger Geschäftssoftwareprodukte im Repertoire von d.3, dem DMS-System aus dem Hause d.velop.
  • Digitale Personalakte

    Die Digitale Personalakte ist eine umfassende Software-Lösung für die Personalverwaltung und die Steuerung des Personaleinsatzes in Unternehmen und Organisationen. Dabei werden verschiedenste Informationsquellen schnell und zuverlässig unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zugänglich. Webbasiert, plattformunabhängig und mit vielfältigen Dokumentenmanagement- Funktionalitäten ausgestattet, macht die Software Schluss mit der Sucherei in unhandlichen Papierarchiven und unübersichtlichen Datenverzeichnissen.
  • Langzeitarchivierung

    Laut Abgabenordnung (AO) muss jedes Dokument, das als Geschäfts- oder Handelsbrief einzuordnen ist, sechs Jahre bzw. 10 Jahre in digitaler und revisionssicherer Form aufgehoben werden. Das gilt auch für den zunehmenden Geschäftsverkehr via E-Mail. Die wachsende Informations- und Datenflut stellt eine beträchtliche Herausforderung für mittelständische Unternehmen dar. Die Datenmengen, die es zu archivieren gilt, wachsen stetig. Grundsätzlich muss man zwischen der kurzfristigen Datensicherung und der langfristigen Archivierung unterscheiden. Im ersten Fall sind Network attached storage Lösungen empfehlenswert. Für die langfristige, rechtskonforme weil gegen Manipulationen geschützte Datenarchivierung gibt es keine brauchbare Alternative für optische Medien.
    • Revisionssichere Archivierung der im DMS System gesammelten Daten
    • Erfüllung der GDPdU Bestimmungen durch weitere Ablage auf WORM Medien
    • Dauerhafte Entlastung der bestehenden Speicher, Server und Backup Ressourcen
Digitale Akten für Ihr Unternehmen

Informationsmaterial anfordern

Unser Informationspaket für Sie, nach Ihren Anforderungen und Wünschen abgestimmt.

Jetzt anfordern

Termin zum Webinar vereinbaren

In unseren Webinaren, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Fragen an unsere Experten zu stellen.

Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Sprechen Sie direkt mit uns

Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.

+49 5242 - 4054 - 0

Mo. - Fr. 08:00 - 12:30 Uhr
und 13:30 - 16:30 Uhr

COBUS ConCept
Als gewachsenes IT-Systemhaus sind wir seit mehr als 25 Jahren verlässlicher Partner mittelständischer Unternehmen und bieten branchenübergreifend professionelle Systeme und Lösungen aus einer Hand.
Über COBUS ConCept
Kontakt
  • +49 5242 - 4054 - 0
  • Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!