Aufgaben und Qualifikationen eines ERP-Projektleiters

Der Erfolg einer ERP-Einführung hängt immer von Personen ab. Allen voran ist dies der Projektleiter. Dieser hat eine Reihe wichtiger Aufgaben im Projekt, deren Erfüllung wiederum bestimmte Qualifikationen erfordern. Dieser Artikel beschreibt die Verantwortlichkeiten und zeigt zudem, wie die Idealbesetzung der Projektleiter-Rolle im ERP-Bereich aussieht.

Definition eines ERP-Projektleiters

Ein ERP-Projektleiter (auch ERP-Projektmanager genannt) ist eine Person, die für die Planung, Koordination und Umsetzung eines ERP-Projekts verantwortlich ist. ERP steht hierbei für „Enterprise Resource Planning“, eine Business-Software für die Ressourcenverwaltung und die Abbildung von Geschäftsprozessen.

Aufgaben eines ERP-Projektleiters

Die übergeordnete Aufgabe des Projektleiters besteht darin, sicherzustellen, dass das Projekt (die ERP-Einführung) zum festgelegten Termin und innerhalb des geplanten Budgets realisiert wird. Daraus lassen sich eine Reihe von Teilaufgaben einer ERP-Projektleitung ableiten:

• Ausrichtung der Ziele: Abstimmung von Geschäftszielen und Projektzielen
• Realistische Projektplanung: schnüren von Arbeitspaketen mit Umsetzungsterminen
• Projekt-Controlling: Überwachung des Projekt-Fortschritts
• Zusammenstellung des Projektteams
• Koordination der Arbeit im Projektteam, Verteilung der Aufgaben
• Kommunikation: regelmäßige Abstimmung mit Stakeholdern, Team, Mitarbeitern und externen Partnern
• Risikomanagement: Risiken und Hindernisse im Projekt frühzeitig identifizieren und minimieren
• Qualitätssicherung: fortlaufende Prüfung, ob das ERP den Anforderungen des Unternehmens entspricht
• Change-Management und Schulungen: Schaffung von Akzeptanz, Planung und Organisation von Trainings für die Mitarbeiter

Rolle des ERP-Projektleiters bei der ERP-Einführung

Die Projektleitung spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung eines ERP-Systems. Denn die Qualität des Projektmanagements nimmt einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg (oder Misserfolg) des Projekts. Insofern trägt die auserwählte Person eine große Verantwortung. Wichtig ist es, zu verstehen, dass die Projektleiter-Rolle keinen reinen IT-Fokus hat. Denn die Implementierung eines ERP-Systems ist keineswegs ein reines IT-Projekt, sondern umfasst auch eine ganze Reihe von Fachthemen. Zudem stehen Geschäftsprozesse im Vordergrund. Im Projektmanagement sollte sich daher eine Person befinden, die eine ganzheitliche Kompetenz besitzt (mehr dazu im nächsten Abschnitt).

Qualifikationen eines ERP-Projektleiters

Ein Projektleiter im ERP-Umfeld sollte mehrere Hard- und Soft-Skills besitzen. Zunächst sollte es sich um einen Kandidaten handeln, der Erfahrung im Management großer Projekte besitzt. Entscheidend sind hier Kenntnisse zu Projektmanagement-Methoden und zum Führen und Koordinieren von Teams. Weiterhin sollte eine gewisse IT-Affinität vorhanden sein. Idealerweise hat der Projektmanager in der Vergangenheit sogar bereits ein ERP-Projekt erfolgreich geleitet. Wie bereits erwähnt, sollte die Projektleiter-Rolle jedoch nicht mit einem reinen IT-Experten (etwa dem IT-Leiter des Unternehmens) besetzt werden. Denn für das Gelingen ist auch Wissen in fachlichen Themen, betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen und Prozessen erforderlich. Es sollte also jemand gefunden werden, der alle Bereiche im Unternehmen überblicken kann und deren Zusammenwirken versteht. Die Fähigkeit zum „Helikopterblick“ ist hierbei sehr hilfreich. Doch zu viel Distanz zum operativen Geschäfts ist auch nicht empfehlenswert, da ein gewisser Praxisbezug im Projekt stets sichergestellt sein sollte. Personen aus dem oberen Management sind als Projektleiter daher eher ungeeignet. Dies gilt vor allem für größere Unternehmen, in denen das Management ohnehin nicht genug Zeit für zusätzliche Projekte hat.

Weiterhin besitzt ein guter Projektmanager folgende Kompetenzen und Eigenschaften:

• Motivation
• Durchsetzungsvermögen
• Stärken in der Kommunikation
• Begeisterung für Innovationen
• Erfahrung im Führen von Teams (Mitarbeiterführung)
• Akzeptanz im Management und auch bei der Belegschaft
• Rückendeckung der Geschäftsleitung
• Konfliktlösungskompetenz
• Know-how im Change-Management

Damit der Projektleiter seine Aufgabe zielführend erfüllen kann, benötigt er nicht nur die genannten Qualifikationen. Er sollte von der Geschäftsleitung auch mit bestimmten Befugnissen im Projekt ausgestattet werden. Dazu zählen vor allen Dingen die folgenden:

• Eigenes Budget
• Befugnis, Mitarbeiter von anderen Projekten abzuziehen
• Erlaubnis, Key-User auszuwählen
• Option, die Abläufe in Abteilungen temporär zu verändern

Es sei also festgehalten, dass dem Projektleiter auch einige Rechte eingeräumt werden müssen, wenn das Projekt erfolgreich zum Abschluss gebracht werden soll. Fehlt dieser Rückhalt aus dem Management, kann die Arbeit der Projektleitung hingegen kaum konsequent umgesetzt werden.

Vorteile eines ERP-Projektleiters

Unternehmen, die die Einführung ihres zukünftigen ERP-Systems in die Hände eines guten Projektleiters legen, realisieren mehrere Vorteile. Allen voran sichert ein professioneller Projektmanager eine effiziente Umsetzung des ERP-Projekts. Dadurch wird gewährleistet, dass das neue ERP termingerecht in den Produktivbetrieb gehen und das Unternehmen schnell von den Vorteilen der Software profitieren kann. Weiterhin trägt der Projektleiter dazu bei, die Ziele des Unternehmens im Hinblick auf die ERP-Einführung umzusetzen. Oft handelt es sich dabei um strategisch wichtige Aspekte wie höhere Produktivität, schlankere Prozesse, Kosteneinsparungen oder sogar die Einführung neuer digitaler Services und Geschäftsmodelle.

Außerdem optimiert ein guter Projektleiter die Nutzung von Ressourcen, die für das Projekt zur Verfügung stehen. Er gewährleistet also, dass Personal, technische Infrastruktur und Budget effektiv eingesetzt und nicht verschwendet werden. Gleichzeitig minimiert er die Risiken, die ein ERP-Projekt typischerweise mit sich bringt. Hierzu zählt neben Termin- und Budgetüberschreitungen vor allem eine unzureichende Qualität der implementierten Software. Letzteres ist ein geschäftskritischer Aspekt. Denn erfüllt das neue ERP nicht jede zuvor definierte Anforderung, können schwerwiegende Störungen der Prozesse auftreten.

Nicht zuletzt schafft ein geeigneter Projektleiter von Beginn an Akzeptanz und Verständnis für die neue ERP-Software. Auch diese Aufgabe ist äußerst wichtig, da die ERP-Einführung oft zu weitreichenden Veränderungen für die Organisation und die Mitarbeiter führt. Wer die Belegschaft nicht sensibilisiert und auf den Change vorbereitet, kann auf eine Blockadehaltung treffen. Dies wiederum würde dazu führen, dass die neue ERP-Software nur widerwillig eingesetzt wird und die Motivation des Personals leidet. Entsprechend bedeutsam ist ein starkes Change- und Schulungsmanagement.

Insgesamt ist die Besetzung der Projektleiter-Rolle also eine elementare Aufgabe, wenn ein ERP-Projekt zum Erfolg führen soll. Es empfiehlt sich daher, die Stelle der Projektleitung mit Verantwortung, Weitblick und Bedacht zu besetzen.