ERP-Systeme: Definition, Bedeutung & Aufbau

Immer mehr Unternehmen setzen ERP-Software ein – auch im Mittelstand. Doch was verbirgt sich konkret hinter dem Begriff ERP? Warum sind Systeme dieser Art wichtig und wie sind sie aufgebaut? Dieser Ratgeber liefert einen umfassenden Überblick zum Thema.

Definition von ERP-Systemen

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Übersetzen lässt sich dies mit „Ressourcenplanung im Unternehmen“. Bei ERP-Software handelt es sich also um Systeme, welche die Planung und Steuerung von unternehmerischen Ressourcen ermöglichen. Hierzu gehören Mitarbeiter, Kapital, Material, Maschinen, Betriebsmittel und auch Informationen. ERP ermöglicht es, diese Ressourcen optimal einzusetzen. Dazu verbindet entsprechende Software alle Abteilungen im Unternehmen und bildet zudem sämtliche Geschäftsprozesse ab.

Bedeutung von ERP-Systemen für Unternehmen

ERP-Software ist heute von großer Bedeutung für Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen. Denn nur mit System-Unterstützung ist es noch möglich, optimale Geschäftsprozesse zu realisieren und somit wettbewerbsfähig zu bleiben. ERP verbessert jedoch nicht nur die Abläufe, sondern gilt auch als Rückgrat der Digitalisierung. Denn in ERP-Software laufen alle Daten eines Unternehmens zusammen. Und nur mit einem zentralen Datenpool sind Maßnahmen wie Analysen und Prozessautomatisierung umsetzbar.

Historie von ERP-Systemen

Die Geschichte von Enterprise Resource Planning beginnt in den 1960er Jahren. Zu dieser Zeit entstanden die ersten MRP-Systeme (MRP = Material Requirement Planning). Die Systeme waren ausschließlich auf die Materialbedarfsplanung von Produktionsunternehmen ausgelegt. In den 1980er Jahren wurde der Funktionsumfang größer. Die Software (auch MRPII genannt), konnte nun auch Prozesse aus weiteren Bereichen wie Logistik, Vertrieb und Personal abbilden. In den 1990er Jahren kamen weitere Funktionsbausteine wie Finanzen, Controlling und Einkauf hinzu. Aufgrund dieser Entwicklung wurde MRP dann in ERP umbenannt. Die ersten ERP-Lösungen waren komplex und teuer. Sie wurden daher fast nur durch Großunternehmen eingesetzt. Heute existieren jedoch auch zahlreiche Systeme, die sich hervorragend für kleine und mittelständische Unternehmen eignen.

Aufbau von ERP-Systemen

Enterprise Resource Planning Software ist in aller Regel modular aufgebaut. Jedes Modul bildet dabei einen bestimmten Fachbereich bzw. eine Abteilung eines Unternehmens ab. Die Besonderheit liegt darin, dass sämtliche Module (und damit alle Fachbereiche) dieselben Stammdaten nutzen. Somit agieren alle Beteiligten auf Basis derselben Informationen. Hierdurch können Geschäftsprozesse deutlich optimiert werden.

Kernkomponenten eines ERP-Systems

Nicht jede ERP-Software besitzt denselben Funktionsumfang. Oft sind jedoch folgende Module vorhanden:

• Finanzwesen und Controlling
• Materialwirtschaft
• Einkauf (teils inklusive Supply Chain Management)
• Vertrieb (oft inklusive CRM)
• Produktion
• Personalwirtschaft

Integration von ERP-Modulen

Die einzelnen ERP-Module sind in aller Regel vollständig miteinander integriert. Die Geschäftsprozesse enden also nicht an den Grenzen eines Moduls, sondern sind modulübergreifend. Dies sorgt für reibungslose und schnelle Abläufe. Zudem haben alle Prozessbeteiligten jederzeit Transparenz zum Status bestimmter Vorgänge.

Vorteile von ERP-Systemen

ERP ist mit zahlreichen Vorteilen für Unternehmen verbunden. Im Überblick stellen sich diese wie folgt dar:

• Zugriff auf zentrale, korrekte und aktuelle Daten für jeden Mitarbeiter
• Verbesserte Kommunikation
• Prozessoptimierung
  Reduzierung von Zeitaufwänden und Fehlern
• Höhere Kundenzufriedenheit (vor allem bei integriertem CRM)
• Hohe Informationstransparenz, dadurch bessere Entscheidungen
• Kostensenkungen

Effizienzsteigerung in Unternehmensprozessen

Ein besonders großer Vorteil von ERP ist die teils erhebliche Effizienzsteigerung in den Geschäftsprozessen. Diese wird vor allem durch die zentrale Datenverfügbarkeit und die verbesserte Zusammenarbeit der Abteilungen erreicht. Oft leisten Best Practices der ERP-Anbieter zusätzlich einen Beitrag. Darüber hinaus sind moderne Systeme in der Lage, Prozesse (oder zumindest Teilschritte) zu automatisieren, wodurch erhebliche Zeiteinsparungen entstehen.

Verbesserte Datenintegrität und Genauigkeit

Die Einführung einer ERP-Lösung führt zu einer besseren Datenintegrität und Datenqualität. Das heißt konkret: weniger redundante, veraltete oder unvollständige Daten. Mitarbeiter haben somit einen schnellen Zugriff auf korrekte Informationen. Damit können Sie ihre Aufgaben fehlerminimiert erfüllen. Zudem sind sie jederzeit in der Lage, korrekte Auskünfte zu erteilen. Besonders wichtig ist dies natürlich im Umgang mit Kunden.

Optimierung von Ressourcennutzung und Kostenreduktion

Leistungsfähige Software aus dem ERP-Bereich hilft Unternehmen auch dabei, vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen. Dies betrifft Material und Maschinen ebenso wie das Kapital und Personal. Denn all diese Ressourcen lassen sich mit ERP aufeinander abgestimmt planen und somit besonders gezielt einsetzen. Darüber hinaus senkt ERP-Software die Kosten im Unternehmen an verschiedenen Stellen:

• Geringere Kapitalbindung durch optimierte Lagerbestände
• Präzisere Finanzplanung
• Zeiteinsparung in den Prozessen, dadurch geringere Personalkosten
• Reduzierung des IT-Aufwands durch Eliminierung von Insellösungen

Tipps für die Auswahl des richtigen ERP-Systems

Die genannten Vorteile von ERP kommen nur dann zur vollen Entfaltung, wenn die Software optimal zum Unternehmen passt. Deshalb ist es wichtig, die eigenen Bedürfnisse im Vorfeld genau zu definieren und geeignete ERP-Anbieter in einem strukturierten Prozess zu evaluieren.

Anforderungsanalyse im Unternehmen

Der Start für jedes ERP-Projekt sollte eine tiefgreifende Anforderungsanalyse sein. Hierfür bietet es sich an, die Prozesse in allen Abteilungen mit den gewünschten Optimierungen aufzunehmen. Daraus lassen sich dann die fachlichen Anforderungen und benötigten Funktionen ableiten. Zudem sollten sich Entscheider bereits im Vorfeld über das gewünschte Betriebsmodell Gedanken machen. Denn neben klassischem On-Premise-ERP (= lokale Installation) existieren mittlerweile auch zahlreiche Cloud-ERP-Lösungen.

Evaluierung von Funktionen und Flexibilität

Die gesammelten Anforderungen sollten Unternehmen in einem ERP-Lastenheft niederschreiben. Mit dieser Unterlage können dann Angebote von ERP-Herstellern eingeholt werden. Hier ist genau zu prüfen, ob die Funktionen die eigenen Bedürfnisse erfüllen können. Gerade bei ERP-Software für den Mittelstand kommt es außerdem auf die Flexibilität an. Denn KMU sollten in der heutigen Zeit in der Lage sein, ihre Prozesse schnell an veränderte Marktsituationen und Kundenanforderungen anzupassen. Möglich ist dies nur, wenn die eingesetzte Software sich in kurzer Zeit funktional erweitern und umkonfigurieren lässt.

Berücksichtigung der Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum

Die eingesetzte ERP-Lösung sollte in der Lage sein, mit dem Unternehmen zu wachsen. Entsprechend benötigt sie eine gute Skalierbarkeit. Dies betrifft die Zahl der Mandanten und Nutzer ebenso wie die benötigten IT-Ressourcen (Speicher, Rechenleistung etc.).

Herausforderungen bei der Einführung von ERP-Systemen

Die ERP-Einführung ist ein komplexes Projekt, das alle Unternehmensbereiche tangiert. Daher sollte sie professionell geplant und umgesetzt werden. Die Steuerung und Leitung des Projekts sollte durch erfahrene Mitarbeiter erfolgen. Fehlt diese Expertise im eigenen Haus, kann sie extern zugekauft werden.

Komplexität der Implementierung

ERP-Software ist technisch anspruchsvoll. Die Implementierung sollte daher von erfahrenen Partnern und/oder durch das Team des ERP-Anbieters begleitet werden. So lässt sich sicherstellen, dass die Installation und Konfiguration tatsächlich den Anforderungen entspricht.

Veränderungsmanagement und Akzeptanz in der Organisation

Ebenso wichtig wie die technisch einwandfreie Umsetzung ist das Change Management. Denn durch die Einführung von ERP-Software ergeben sich Veränderungen für die Mitarbeiter. Es gilt, diese frühzeitig darauf vorzubereiten, transparent zu informieren und Akzeptanz zu schaffen. Bedeutsam sind dabei auch praxisorientierte Trainings.

Trends in der ERP-Landschaft

Der Markt für Enterprise Resource Planning Software befindet sich in einem stetigen Wandel. Getrieben durch den technologischen Fortschritt ergeben sich hier fortlaufend neue Möglichkeiten. Die aktuellen Top-Trends sind Cloud, KI und Mobile ERP.

Cloud-basierte ERP-Lösungen

Immer mehr Unternehmen nutzen Cloud-ERP-Systeme (Software-as-a-Service). Gegenüber der klassischen On-Premise-Lösung ergeben sich daraus einige Vorteile:

• Geringere Investitionen (keine Server-Hardware mehr erforderlich)
• Geringerer Aufwand für eigenes IT-Personal
• Schnelle Implementierung
• Ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeiten

KI und maschinelles Lernen in ERP-Systemen

Auch Künstliche Intelligenz, meist in Gestalt von Machine Learning, hält immer stärker Einzug in ERP-Software. Dort hilft sie einerseits, Prozesse zu automatisieren. Auf der anderen Seite ist sie in der Lage, große Mengen von Daten auf bestimmte Muster, Auffälligkeiten und Normabweichungen zu analysieren. Dadurch entstehen völlig neue Einblicke.

Mobile ERP-Anwendungen und ihre Bedeutung

Moderne ERP-Systeme lassen sich nicht nur lokal im Büro, sondern auch mobil nutzen. Profiteure sind Außendienstmitarbeiter, die durch den Ansatz auch unterwegs oder beim Kunden Daten einsehen und erfassen können. Gleichzeitig sind ortsunabhängig verfügbare Lösungen ideal für die Umsetzung von Homeoffice-Konzepten geeignet.