Was ist ein Warenwirtschaftssystem, und wo endet es im Vergleich zu einem ERP-System? Die Frage stellt sich in vielen produzierenden Mittelstandsbetrieben, deren Software für Lager, Einkauf und Vertrieb über Jahre gewachsen ist. Artikelstämme liegen in einem Programm, Angebote in einem zweiten, Fertigungspapiere entstehen in Tabellen. Die Warenwirtschaft deckt dabei den Weg der Ware ab, ein ERP-System zusätzlich die eigene Wertschöpfung. Genau diese Grenze ist in Angeboten selten sauber gezogen. Dieser Ratgeber erklärt beide Systeme, zeigt den Unterschied anhand nachprüfbarer Kriterien und hilft bei der Frage, welches System ein Fertigungsbetrieb braucht.
Das wichtigste in Kürze
Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) bildet den Warenfluss eines Unternehmens mengen- und wertmäßig ab, von Einkauf und Wareneingang über das Lager bis zu Verkauf und Warenausgang. Ein ERP-System plant darüber hinaus sämtliche betrieblichen Ressourcen, also zusätzlich Fertigung, Personal, Anlagen und Finanzen, und enthält die Warenwirtschaft als Modul. Die Grenze verläuft dort, wo eigene Wertschöpfung beginnt: Sobald Stücklisten, Arbeitspläne, Kapazitäten und Nachkalkulation dazugehören, reicht ein reines WWS nicht mehr aus.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Software, die die Warenströme eines Unternehmens abbildet und steuert. Jede Bewegung wird darin nach Menge und Wert erfasst, vom Wareneingang über Umlagerungen bis zum Versand an den Kunden. Weil alle Bereiche auf denselben Artikel- und Lieferantenstamm zugreifen, arbeiten Disposition, Lager und Vertrieb mit derselben Zahl, statt den Bestand aus mehreren Quellen zusammenzusuchen.
Die Funktionen folgen dem Weg der Ware und lassen sich in drei Blöcke ordnen:
- Einkauf und Wareneingang: Bedarfsermittlung, Bestellvorschlag und Bestellung, Prüfung der Anlieferung sowie Rechnungsprüfung.
- Lagerhaltung und Logistik: Bestandsführung, Lagerplatzverwaltung, Kommissionierung und Inventur.
- Verkauf und Warenausgang: Belegkette von Angebot, Auftrag und Lieferschein bis zur Rechnung, dazu Retouren und Auswertungen zu Umsätzen und Artikeln.
Kurz heißt das System WWS, in Handel und E-Commerce auch WaWi. Dort wird der Begriff zudem häufig als Synonym für ERP-Systeme verwendet, was einen Teil der Verwirrung bei der Auswahl erklärt: Zwei Anbieter bezeichnen mit demselben Wort einen sehr unterschiedlichen Funktionsumfang. Beim Vergleich zählt deshalb zuerst die Liste der enthaltenen Module und erst danach das Etikett auf dem Deckblatt.
Arten von Warenwirtschaftssystemen
Warenwirtschaftssysteme unterscheiden sich in drei Merkmalen, die in Angeboten gern durcheinandergehen.
Das erste Merkmal ist die Vollständigkeit der Module: Ein geschlossenes System deckt alle zentralen Funktionen ab, ein offenes bindet fehlende über Schnittstellen ein, ein integriertes zusätzlich externe Partner wie Banken oder Lieferanten. Das zweite ist der Betrieb: im eigenen Rechenzentrum mit gekauften Lizenzen oder als gemietete Cloud-Lösung mit laufender Gebühr. Das dritte ist die Branchenausrichtung. Branchenneutrale Systeme genügen vielen Handelsbetrieben, stoßen aber an Grenzen, sobald Varianten, Zeichnungsteile, Chargen oder auftragsbezogene Fertigung dazukommen. Branchenlösungen bilden solche Anforderungen im Standard ab. Entscheidend ist dann, dass sie updatefähig bleiben, damit spätere Releases nicht jede Anpassung erneut kosten.
Warenwirtschaftssystem oder ERP: wo der Unterschied wirklich liegt
ERP steht für Enterprise Resource Planning und damit für die Planung aller betrieblichen Ressourcen, also Material, Kapital, Personal, Maschinen, Betriebsmittel und Informationen. Der Warenfluss ist in dieser Logik nur ein Ausschnitt. Weil der Übergang nicht scharf definiert ist, wird die Abgrenzung über den Funktionsumfang gezogen: Sind Materialwirtschaft, Fertigung und Controlling durchgängig integriert, spricht man von einem ERP-System.
Woher die beiden Gattungen kommen, erklärt den Unterschied besser als jede Funktionsliste. ERP-Software ist aus der Materialbedarfsplanung der Produktion hervorgegangen und im Lauf der Jahrzehnte um Logistik, Vertrieb, Personal und Finanzen erweitert worden. Warenwirtschaftssysteme kommen aus der Gegenrichtung, aus Handel und Disposition. Beide laufen deshalb aus zwei Richtungen auf denselben Betrieb zu und überlappen sich in der Mitte.
Belastbar wird die Trennlinie erst mit dem Blick auf die eigene Wertschöpfung. Ein Handelsbetrieb kauft, lagert und verkauft dieselbe Ware, und ein WWS bildet diesen Weg vollständig ab. Ein Fertiger erzeugt aus Material dagegen ein anderes Produkt, und damit entstehen Fragen, die im Warenfluss gar nicht vorkommen: Welche Teile stecken in einer Baugruppe, wie lange dauert ein Arbeitsgang, wann ist die passende Maschine frei, und was hat der Auftrag am Ende gekostet?
| Kriterium | Warenwirtschaftssystem | ERP-System |
|---|---|---|
| Herkunft | Handel und Disposition | Materialbedarfsplanung der Produktion |
| Fokus | Weg der Ware: Einkauf, Lager, Verkauf | Alle betrieblichen Ressourcen |
| Stücklisten und Arbeitspläne | Meist nur einfache Stücklisten | Mehrstufig, mit Vorgabezeiten |
| Fertigungsplanung | Nicht enthalten | Fertigungsaufträge mit Termin- und Kapazitätsplanung |
| Rückmeldung und Nachkalkulation | Nicht enthalten | Betriebsdatenerfassung, Nachkalkulation je Auftrag |
| Rückverfolgbarkeit | In der Regel bis zum Lagerabgang | Über Chargen und Seriennummern bis in die Fertigung |
| Finanzen, Personal, Anlagen | Schnittstelle zur Buchhaltung | Im vollen Umfang integriert |
| Typische Nutzer | Einzel-, Groß- und Onlinehandel | Produzierender Mittelstand |
Warenwirtschaftssystem und ERP-System im Vergleich
Warenwirtschaft als Modul im ERP-System
In einem ERP-System ist die Warenwirtschaft kein eigenes Programm, sondern ein Modul, das auf denselben Datenbestand zugreift wie Fertigung, Finanzen und Personal. Das verändert die Abläufe an den Stellen, an denen ein eigenständiges WWS auf Schnittstellen angewiesen ist. Geht ein Kundenauftrag ein, löst das ERP-System die Stückliste auf und prüft, welches Material vorhanden ist. Aus den fehlenden Mengen entstehen Bestellvorschläge, die der Einkauf direkt übernimmt. Meldet die Fertigung einen Arbeitsgang zurück, bucht das System den Materialverbrauch und schreibt die Kosten dem Auftrag zu. Die Nachkalkulation liegt damit vor, sobald der Auftrag abgeschlossen ist, und nicht erst nach einem Abgleich am Monatsende.
Für die Datenqualität heißt das: Artikel, Kunden und Lieferanten werden nur einmal gepflegt. Ein doppelt geführter Artikel, der in getrennten Systemen dauerhaft falsche Bestände erzeugt, fällt dort gar nicht erst an. Schnittstellen braucht auch ein ERP-System, allerdings nach außen: zu Onlineshops, zu Kunden und Lieferanten über EDI-Formate wie EDIFACT oder zu einer Lagerverwaltung mit eigener Kommissionierlogik. Ob diese Verbindungen im Standard enthalten sind oder erst projektiert werden müssen, gehört vor die Auswahlentscheidung.
Fünf Fragen, die zeigen, ob die Warenwirtschaft ausreicht
Statt Funktionslisten zu vergleichen, ist es meist schneller, die eigenen Abläufe zu prüfen. Die folgenden fünf Fragen betreffen die Stellen, an denen ein System ohne Fertigungsteil an seine Grenze kommt:
- Setzen sich Ihre Produkte aus mehreren Ebenen von Einzelteilen und Baugruppen zusammen? Dann brauchen Bedarfe eine Stücklistenauflösung und keine Bestandsliste.
- Planen Sie Liefertermine gegen Maschinen- und Personalkapazität? Ohne Fertigungsauftrag und Kapazitätssicht bleibt jede Zusage eine Schätzung.
- Müssen Sie nach Abschluss wissen, ob die Kalkulation gestimmt hat? Das setzt Rückmeldungen aus der Fertigung voraus, also Betriebsdatenerfassung und Nachkalkulation.
- Verlangen Kunden oder Normen Rückverfolgbarkeit bis zur Charge oder Seriennummer? Dann muss die Verwendung eines Materials dokumentiert sein, nicht nur sein Abgang.
- Tauschen Sie Bestellungen, Lieferabrufe oder Rechnungen elektronisch mit Kunden aus? Bei EDI-Prozessen zählt, ob die geforderten Formate im Standard unterstützt werden.
Schon ein einzelnes Ja ist ein Grund, ein ERP-System zu prüfen. Bei zwei oder mehr klaren Ja ist die Frage meist entschieden, weil jede zusätzliche Einzellösung genau den Abstimmungsaufwand vergrößert, den ein neues System abbauen soll. Mit welchen Kosten dann zu rechnen ist, zeigt der Beitrag Was kosten ERP-Systeme wirklich?
Vom getrennten Warenfluss zum durchgängigen Prozess
Die Systemfrage entscheidet sich selten an der Software, sondern an der Reichweite: Endet die Digitalisierung am Lagertor, oder reicht sie bis in die Fertigung und in die Nachkalkulation? Handelsbetriebe fahren mit einem sauber eingerichteten Warenwirtschaftssystem gut. Wer selbst produziert, verschiebt mit dieser Lösung dagegen nur die Systemgrenze und behält die doppelte Datenpflege. Für diese Betriebe lohnt ein Branchen-ERP, das Warenfluss und Wertschöpfung in einem Datenbestand führt. Wie Betriebe dorthin kommen, zeigen die Beiträge zum ERP-Lastenheft und zur erfolgreichen ERP-Einführung.
Warenwirtschaft und Fertigung mit COBUS ConCept
Warenwirtschaft und Fertigung mit COBUS ConCept
COBUS ConCept bietet ERP-Software für den Mittelstand mit Branchenlösungen für unterschiedliche Bereiche der produzierenden Industrie an, sowohl mit der Eigenentwicklung COBUS ERP/3 als auch mit APplus von Asseco Solutions. In beiden Systemen ist die Warenwirtschaft ein Modul und läuft im selben Datenbestand wie die Fertigung.
Wird die Warenwirtschaft für die eigenen Abläufe zu eng, ist der Umstieg auf ein ERP-System der nächste logische Schritt. COBUS ConCept berät Sie dabei gerne und begleitet das Projekt von der Planung bis zum Go-live.
FAQ
Ist ein ERP-System ein Warenwirtschaftssystem?
Nicht ganz: Ein ERP-System enthält die Warenwirtschaft als Modul, geht aber deutlich darüber hinaus. Neben Einkauf, Lager und Verkauf plant es Fertigung, Finanzen, Personal und Anlagen im selben Datenbestand. Jedes ERP-System deckt also die Aufgaben eines WWS ab, umgekehrt gilt das nicht.
Was ist der Unterschied zwischen Warenwirtschaft und Materialwirtschaft?
Die Warenwirtschaft steuert Ware, die ein Unternehmen einkauft, lagert und unverändert weiterverkauft, einschließlich der Verkaufsseite mit Auftrag, Lieferschein und Rechnung. Die Materialwirtschaft kümmert sich um Beschaffung, Lagerung und Bereitstellung von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen für die eigene Fertigung. Im Handel steht deshalb die Warenwirtschaft im Mittelpunkt, in produzierenden Betrieben die Materialwirtschaft, und dort ist sie meist Teil eines ERP-Systems.
Welche Beispiele gibt es für Warenwirtschaftssysteme?
Die Beispiele lassen sich in drei Gruppen ordnen: reine Handelslösungen mit Kassen- und Shopanbindung, das Warenwirtschaftsmodul innerhalb eines ERP-Systems und Branchenlösungen für einzelne Sortimente oder Fertigungsarten. Aus welcher Gruppe ein System stammt, sagt mehr über seine Stärken als der Produktname. Für Fertigungsbetriebe kommen meist nur die zweite und dritte Gruppe in Frage, weil reine Handelslösungen keine Stücklisten und Arbeitspläne kennen.
Wo liegt der Unterschied zur Lagerverwaltung?
Eine Lagerverwaltung steuert Plätze, Ein- und Auslagerung sowie Kommissionierung innerhalb des Lagers. Ein WWS umfasst diesen Bereich und führt zusätzlich Einkauf, Verkauf und die dazugehörigen Belege von der Bestellung bis zur Rechnung. Die Lagerverwaltung beantwortet also, wo eine Palette steht, die Warenwirtschaft, warum sie dort steht und welchen Wert sie bindet.
Kann ein ERP-System die Warenwirtschaft vollständig ersetzen?
In den meisten Fällen ja, weil die Warenwirtschaft im ERP-System als Modul enthalten ist und ein zweites System nur eine weitere Schnittstelle bedeuten würde. Sinnvoll bleibt ein eigenes System dort, wo es Aufgaben übernimmt, die das Modul nicht abdeckt, etwa eine spezialisierte Lagerverwaltung. Wie sich solche Systeme anbinden lassen, zeigt der Beitrag zur ERP-Integration.
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